Assemblée Générale 2017



Statuts



Règlement Intérieur



Le présent règlement intérieur précise les statuts du 8 août 2015.

L'association sportive du « Vélo Club du Pays de Fayence - VcPF », sera ci-après désignée : l'association ou le club.

A/     Adhérents & encadrement

1/ Les entraînements ou les sorties encadrées

Les horaires et lieux de rendez-vous des entraînements et sorties seront indiqués à l'avance sur le site internet du club, et/ou par tous moyens technologiques appropriés qui seront proposés aux adhérents.


Une fois le service mis en place (la procédure sera détaillée sur le site internet vcpf.fr), l'inscription préalable sera recommandée afin de pouvoir adapter le nombre de groupes, et donc le nombre d'encadrants, au nombre d'inscrits.
Le respect des horaires est un égard dû aux encadrants et aux autres participants : les retardataires ne prévenant pas l’accompagnateur ne seront pas attendus.

2/ Engagements des participants aux sorties encadrées


a/ Groupes Adultes

– Le port du casque, de gants (plutôt que de mitaines), et de lunettes adaptées (avec des verres clairs si le temps est couvert) est obligatoire ; de même qu'un nécessaire de réparation contenant : multi-outil, pompe, kit de réparation de crevaison, chambre à air, démonte-pneus, d'un sifflet, de quoi boire en quantité suffisante et éviter une fringale (barre de céréales, fruit secs...).

De ce fait, un sac à dos et un vêtement de pluie sont fortement recommandés, ainsi qu'un vêtement chaud suivant la saison.


– S’assurer du bon entretien de son VTT avant chaque sortie.


– Chacun devra adopter un comportement conforme à la « charte du vététiste éco-sentiers » (consultable via la page d'accueil du site vcpf.fr) et respecter l'encadrant et ses camarades de sortie.

De même, il est attendu de la part de chacun de faire preuve de solidarité en cas de panne, chute ou accident de quiconque.


– Dans le cas où l'un des participants souhaite quitter le groupe de manière volontaire et anticipée pendant la sortie, il devra en informer l'encadrant.


– Si un ou plusieurs participant(s) se retrouvait(ent) distancé(s) et/ou isolé(s), il(s) devra(ont) revenir à l'endroit où il(s) a(ont) perdu le groupe et attendre le retour de l’encadrant.

b/ Groupes Enfants

– Toutes les règles s'appliquant aux groupes adultes sont valables à l'exception du départ anticipé du groupe, qui est formellement interdit et sujet à sanction.


– Le multi-outil n'est pas obligatoire pour les moins de 11 ans, seulement conseillé.


– Enfants et parents doivent ensemble s'assurer du bon entretien mécanique du vélo et contrôler avant chaque sortie les organes de sécurité (freins, serrages de roues, pneus…),


– Respect des consignes de l'encadrant,


– Tout manquement à ces règles ne permettra pas la participation de l'enfant à la séance prévue, et une explication courtoise avec ses parents aura lieu dans les plus brefs délais.

3/ Rôle et devoirs des encadrants


Hormis lorsqu'il s'agit des moniteurs brevetés d'état du club, les encadrants des Groupes Adultes sont des adhérents bénévoles choisis et désignés par le Conseil d'administration parmi les membres expérimentés et volontaires de l'association. Ils apportent leur expérience et leur disponibilité afin de faire vivre l'activité tout au long de l'année, et auront suivi une pré-formation aux premiers secours.


Chaque encadrant est responsable :

– Du groupe qui lui a été confié en terme de sécurité et d'assistance pour chacun de ses membres.


– Du respect des horaires de départ et d'arrivée évalués selon les caractéristiques de la sortie proposée.


– Du respect du code de la route et de toute signalisation spécifique réglementaire.


– De dispenser selon ses possibilités des conseils sur le matériel, la technique VTT, l'effort physique, avant, pendant et après la sortie qu'il aura animée.

– De veiller au respect des autres usagers, de la nature, des sentiers selon la « charte du vététiste éco-sentiers » (consultable via la page d'accueil du site vcpf.fr) par son groupe, ainsi qu'entre ses membres.


– Tout encadrant ne pouvant assurer la sortie prévue tâchera de se trouver un remplaçant.

4/ Formation des cadres

– Dans sa volonté de toujours proposer un encadrement de qualité, le club VCPF a pour vocation la formation de ses cadres :


Ainsi, tout membre désireux d'encadrer des groupes sera éligible au financement par le club de la formation souhaitée dans la mesure où elle présente un intérêt pour le club, et qu'il en a la capacité financière. La conseil d'administration évaluera la contrepartie demandée avant l'inscription.

5/ Tenue du Club

La fourniture du maillot du club est comprise avec l'adhésion.
Le port du maillot contribue fortement à l'identité du club et permet au public de reconnaître ses adhérents lors des déplacements sur des épreuves organisées ou lors des sorties hebdomadaires.
D'autres articles aux couleurs du club pourront être proposés aux adhérents : ils devront être payés au moment de la commande.

6/ Manifestations organisées par le Club

La participation aux manifestations organisées par le club est vivement souhaitée.



B/     Fonctionnement du Club

Article 1 – Adhésions
    A/ Membres actifs
Pour faire partie de l'association, et être considéré comme membre actif, il faut avoir :
- complété, signé et remis au club le bulletin d'adhésion,
- complété, signé et remis au club la demande de licence fédérale incluant le certificat médical de non contre-indication à l'activité choisie,
- consulté les statuts et accepté sans réserve le présent règlement intérieur du club figurant sur le site internet vcpf.fr.
- avoir payé à l’association la cotisation annuelle.


La demande d'adhésion doit être acceptée par le conseil d’administration du club : elle est réputée avoir été acceptée à défaut de réponse contradictoire dans les trente jours du dépôt du bulletin d’adhésion.
Pour les mineurs de moins de seize ans, le bulletin d'adhésion sera rempli par le représentant légal.

    B/ Membres bienfaiteurs
L’association peut également comporter des membres bienfaiteurs, qu'ils soient personnes physiques ou morales.

Il s’agit de ceux qui ont accepté, afin de soutenir financièrement l’association, d’acquitter une cotisation d’un montant supérieur à celui dû par les membres "actifs", ou, plus simplement, les personnes qui adressent régulièrement des dons à l’association. Le titre de membre bienfaiteur est honorifique ; il ne confère pas de droit particulier.

Article 2 - Cotisation
Une cotisation annuelle doit être acquittée par les membres adhérents.
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le conseil d'administration avant le 1er septembre de chaque année.
Une réduction de 10€ est applicable à chaque cotisation à partir du second membre inscrit de la même famille.
Un adhérent déjà licencié dans un autre club ou affilié à une autre fédération pourra ne s'acquitter que de la partie adhésion à l'association.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d'année même en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre.

Article 3 – Perte de la qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
- le décès,
- la démission écrite, (le membre démissionnaire devra adresser par lettre recommandée avec accusé de réception sa décision au conseil d’administration)
- le non-paiement de la cotisation, dans un délai maximal de 1 mois à compter de la date du bulletin d'adhésion.
- la radiation pour motif grave :  Prononcée par le conseil d'administration statuant à la majorité par lettre recommandée avec accusé de réception.


Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
- détérioration du matériel,
- comportement dangereux,
- propos désobligeants,
- comportement non conforme avec l’éthique de l’association et les valeurs énoncées dans les statuts,
- non respect des statuts et du règlement intérieur,
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.

L’association garantissant les droits de la défense en cas de procédure disciplinaire, le ou les membres incriminés peuvent éventuellement disposer d'un recours amiable, préalablement à la décision d’exclusion, devant le conseil d'administration, lors duquel il pourra se faire assister d’une personne de son choix.

Article 4 - Sections
Le conseil d’administration peut décider de la création d’une section nouvelle du club.
Il établit alors un projet prévoyant cette création et le mode de fonctionnement de cette section.


Article 5 – Affiliations
L'association peut adhérer à d’autres associations, fédérations, unions ou regroupements par décision du conseil d’administration.


Article 6 – Budget annuel
Le budget annuel est adopté par le conseil d’administration avant le 1er septembre de chaque année.

Article 7 - Conseil d'Administration
L'association est dirigée par un conseil d'administration au moins composé d'un ou une président(e), d'un ou une trésorier(e) et d'un ou une secrétaire, élus au sein des adhérents par l’assemblée générale, jusqu'à l'assemblée générale ordinaire suivante. (cf. Article 10)
Les membres sont rééligibles. Les votes se font à main levée.


En cas de vacance (cf. Article 3 – Perte de la qualité de membre), les membres du conseil d'administration restants pourvoient provisoirement au remplacement du ou des membre(s) vacant(s) jusqu'à la prochaine assemblée générale.
De même, un membre du conseil d'administration sera considéré comme démissionnaire en cas d'absences répétées et non justifiées aux réunions du conseil d'administration.

Article 8 - Commission de travail
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration.


Article 9 – Défraiements
Seuls les membres du conseil d'administration peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications.
Les éducateurs, assistants et encadrants peuvent prétendre à un forfait de défraiement annuel défini chaque année par le conseil d'administration, en fonction de leur investissement au sein de l'association.

Article 10 - Assemblée générale ordinaire
L'assemblée générale ordinaire sera convoquée par courriel, ou à défaut d'adresse valide par sms, et sera mentionnée en page d’accueil du site internet vcpf.fr .
Elle se réunira chaque année dans le courant du mois de novembre ou décembre.
Les décisions seront prises à la majorité des membres présents.
Les mineurs ont droit de vote à partir de l’âge de 16 ans révolus à la date de l'assemblée générale.
Concernant les enfants adhérents de moins de 16 ans, le mécanisme légal de la représentation (les parents représentent leurs enfants mineurs pour l'accomplissement des actes de la vie civile) subroge les parents en leur droit de vote. En conséquence, les parents peuvent voter pour leurs enfants mineurs à l'assemblée générale de l'association dont leurs enfants sont adhérents.

Article 11 - Assemblée générale extraordinaire
Elle sera convoquée selon les modalités de l'assemblée générale ordinaire.

Article 12 - Règlement intérieur
Un règlement intérieur est établi par le conseil d'administration qui a le pouvoir de le modifier.
Des modifications peuvent aussi être proposées par un ou plusieurs membres qui en demanderont, en temps utile, l'inscription à l'ordre du jour, et soumises aux votes de l'assemblée générale.
Le nouveau règlement intérieur sera alors mis à jour et substitué au précédent sur le site internet.